コピーだけでなく契約書の原本も要求される

なぜ受け付けてもらえない事が多いかというと、契約書のコピーを使用する場合には必ず【駐車場の賃貸契約書のコピー】＋【契約書の原本の提示】が要求されるからです。
その為、契約書のコピーのみを窓口へ持っていっただけでは申請を受理してもらえません。

※注）
警察署によって扱いが違います。
状況によってはコピーだけでいい事もあります。

難しいのは、警察署の窓口などへ電話で問い合わせる時に

「使用承諾書の代わりに賃貸契約書のコピーでもいいですか？」と聞くと「大丈夫ですよ」という返事が返ってくる事です。
これだけ聞くと契約書のコピーのみでいいように聞こえますが、上で述べたようにそれでは不十分。

もちろん
「契約書のコピーでもいいですが、その場合～と～も必要になります」
といったように懇切丁寧に教えてもらえる場合もあります。

聞かれた事にはちゃんと答えているので間違いではありませんが、言葉足らずでありますので、その意味を勘違いしないように注意です。
別に役所に限らずですが、何かを質問する時にはある程度予備知識を入れておかないと、このような間違いはよく起こります。

契約書原本以外の添付書類が必要になる場合

さて、では駐車場の契約書のコピーと原本さえあればそれで大丈夫かといえば、そうではないケースがあります。

それは駐車場を借りてから、しばらく日にちが経過している場合。
駐車場を契約してから日数が経ち、車を買い替える為に新しく車庫証明を取り直さなければならない時などがあてはまります。

このような場合には、駐車場を継続して借りている事を証明しなければならないので、直近数ヶ月分の【賃貸料を支払っている】事がわかる書類が必要となります。

具体的には、

などの書類のコピー（こちらは何故か原本は不要で、コピーのみでOKです）を一緒に提出しなければなりません。
だいたい直近で３ヶ月分が必要になります。

まとめると、駐車場の使用承諾書の代わりに利用できるのは

駐車場を借りたばかりの時

駐車場を借りてから時間が経っている時

以上のような形となります。

ではこれで万事OKかといえば、残念ながらそうでもない場合もあります。
面倒な事ですが。

だめなケースとは、駐車場の賃貸契約書の中でそのスペースに置く車が特定されている場合です。

例えば契約書の中に

第１条
甲はその所有にかかる次に標示の場所を乙所有の下記自動車を駐車する為に賃貸する。

　１、駐車場名称　　○○○○
　２、駐車場所在地　○○○○
　３、駐車する乙所有の自動車の車両番号等
　車両名称　□□□□　　　車両番号　○○-○○

第２条・・・・・・・・・

第３条・・・・・・・・・

このように記載されているケース。

この場合、この契約書の中で特定されている車両以外の車で車庫証明をとる為に、この契約書のコピーを提出しても受け付けてもらえません。

ほとんどの契約書の場合は、車両までは特定せず駐車場の場所と名称を標示して、「そこの枠何番を甲が乙に賃貸する」といった内容なので問題ありませんが、たまに上記のように細かく車種や車のナンバーなどが記載されているものがあります。

こういった時は大変です。

大抵の場合、車の買い替えの為車庫証明を申請する訳ですから、記載されていない車両でもって申請する事になります。
しかし上述した通り、それでは契約書のコピーが使えません。

ではどうすればいいかと言いますと、これは管理会社（管理人）にお願いして契約書の内容を「【新しい車両】に賃貸する」等書き換えてもらう必要があります。

手続きとしてみれば、契約書に記載された車両を新しく車庫証明を申請する車両に書き換えて貰えばいいだけなのですが、これがなかなか困難です。

考えてみれば、そもそも管理会社に対して高額な「ハンコ代」を支払うのをさける為に契約書のコピーを使用承諾書代わりに使おうとしている訳です。にもかかわらずその管理会社に対して、契約書の内容の書き換えをお願いしにいかなければならないというのは、心情的にもかなり大変な事です。

以前に似たような案件があり、車庫証明ひとつを申請するのにかなり苦労しました。

詳細は守秘義務がある為記載することはできませんが、なかなかこの車庫証明申請の際の使用承諾書への「謝礼金」の問題は根深い問題なんだなと思います。