理由書について

車庫証明申請に必要な書類は基本的に

  • 車庫証明申請書
  • 地図、配置図
  • 使用承諾書 or 自認書

以上の3点がそろっていれば十分です。
しかし、それ以外に別途添付書類をつけなければいけない時もあります。

一番多いのは、「使用の本拠の位置」欄と「申請者の住所」欄の記入内容が違う場合。

どんな時にその状況が発生するかといえば、別ページで書いた法人名義の車での車庫証明取得住民票と実際の住所が違う場合の車庫証明の必要書類などの場合です。

これらのケースでは「使用の本拠の位置」にちゃんと営業所があるのか、もしくはちゃんと居住しているのかを証明する書類が必要となります。

申請者の住所と使用の本拠の位置が違う住所の時に必要な添付書類

車庫証明申請の手続きにおいては、

※申請者の住所と自動車の使用の本拠の位置が異なるときは、両者の正当な関係を明らかにする書面を求めることがあります。

とされており、申請時の添付書類として両者の正当な関係を明らかにする書面が必要になるとされています。

具体的にどんな書類が必要かといえば、下記のようなもの。

例えば、法人の場合。
東京に本社があって大阪に支店がある、という状況で支店の住所地で車庫証明を取得する時は

  • 電気料金、水道料金などの公共料金の請求書
  • 申請人の居住地と氏名が宛名として記載されている外部から届いた郵便物
    (宅急便の送り状も可)
  • 会社の支店の場合は市役所発行の営業証明書でも可
  • 支店の登記をしているなら商業登記簿謄本

などが必要です。

また個人の場合。
単身赴任などの理由で住民票をおいている場所以外に住んでおり(ずっとそこに住み続けるわけではない)、住宅ローン契約の都合や住宅ローン減税の適用条件により住民票を動かしにくいような時は、現住所に居住している事を証明する為に

  • 電気料金、水道料金などの公共料金の請求書
  • 申請人の居住地と氏名が宛名として記載されている外部から届いた郵便物
    (宅急便の送り状も可)

などが必要となります。

※注
別ページで書いたように、本来は単身赴任などの比較的短い期間での引っ越しであっても住民票の移動は必要です。届け出を怠った場合は住民基本台帳法の53条により5万円以下の過料に処される可能性があります。
ただし、現実問題として住民票をそのままにしているケースもよくあります。

理由書が必要な地域もある

大阪の場合は、申請者の住所と使用の本拠の位置が違う際には上述した書類を添付すれば車庫証明の取得は可能です。
しかし他の都道府県によっては、上記の書類に加えさらに理由書の添付を求められる地域もあります。

また、地域によっては逆に上記の「両者の正当な関係を明らかにする書面」は不要で理由書だけあればいいというところもあります(理由書が両者の正当な関係を明らかにする書面に該当する)。

都道府県によってそれだけ扱いが違うという事は、つまり何かしら厳格な条文に基づいた書類ではないという考え方もできます。しかし、求められた書類に関してはしっかり準備して提出する方がスムーズに手続きは進みますので、必要だと言われれば用意するにこした事はないでしょう。

理由書の記載内容(ひな型)

さて、この理由書ですが、読んで字のごとく「なぜ、申請者の住所と使用の本拠の位置が違うのか」という理由を記述する書類です。

といわれても、あまり目にする事のないものなのでどんな風に書けばいいのかわかりません。そういった場合には警察署へ電話して聞いてみる事が多いと思いますが、たいていの場合「理由書の書き方には特に決まった様式はありません」という回答がかえってきます。

この回答が結構困りものであり、自由に書いていいいといわれても必要な事項が抜けていれば使えないものとなってしまうでしょうし、悩ましいところです。

そういった事情により、理由書にひな形のようなものは存在しませんが、、だいたい以下のような内容が記載されていれば大丈夫です。

  • タイトル 理由書
  • 提出先  ○○警察署長 殿
  • 理由
  • 書類の作成日付
  • 申請者の住所・氏名(法人名・代表者名)
  • 申請者の印鑑(車庫証明申請書に押印したものと同じもの)

理由書

 ○○警察署長 殿

   簡単な理由

  平成 年 月 日

     住所

     氏名                  (印)

提出先によっては保管場所(駐車場)の住所や申請者の連絡先電話番号、申請車両を特定する情報(車台番号等)などの記載が必要になる事もあるかもしれません。
できれば一度簡単に作成してから、申請先の警察署に電話して内容がこれでいいか確認をした方が安全です。押印はその後に。

なお署名する必要はなく、記名押印で大丈夫です。

理由について、例えばよくある法人名義で車庫証明申請する場合(申請者→本社、使用の本拠→営業所)は、

今回登録します車両は、申請者である本店の所在地○○(本店所在地の住所)では使用せず、当社の営業所所在地である○○(営業所の住所)にて使用いたします。

また当社の営業所では商業登記をしておらず、自動車登録手続きに必要な印鑑証明書等の書類が発行されません。そのため自動車保管場所証明申請者は本店とさせていただきたくお願い申し上げます。

上記の理由により申請者の住所と使用の本拠の位置が違いますが、申請を受理していただきますようよろしくお願いいたします。

などのような内容を、理由を記載するスペースに書けばいいでしょう。
状況に応じて文言をアレンジしつつ。

個人が住民票を移動させていない為、申請者の住所と使用の本拠地の住所が違っている場合は、そこに至った理由をわかりやすく書きます。
こちらも状況によってバリエーションはたくさんあると思います。

あくまでも決まった様式はないという事なので、そんなに難しく考える必要はありません。

車検証にはどう載るのか

平成24年より大阪では車検証の様式が少し変わりましたが、記載される内容については同じです。

今回のように申請者の住所と使用の本拠の位置が違う場合は

「所有者の住所」  →印鑑証明書(住民票)の住所
「使用者の住所」  →印鑑証明書(住民票)の住所(***)
「使用の本拠の位置」→現在住んでいる住所

といった形で記載される事になります。

車検証Bでは所有者の氏名・名称、住所は【備考欄】に記載される事になっていますが、その場合も同じです。所有者の住所・氏名は住民票通りの記載(もしくは法人名と本店所在地)になるだけです。



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